Processo de Compras no Fox Sistema de Gestão
Parte 1- Conceitos Básicos e Workflow
A partir deste post, abordarei todo o processo de compra dentro do Fox Sistema de Gestão, portanto dividirei o post em seis partes: Conceitos Básicos e Workflow, Requisição de Compras , Cotação de Compras, Pedido de Compra, Nota Fiscal de Entrada e Relatórios. O objetivo é qualificar os usuários do sistema e principalmente enriquecer a troca de informações entre consultores de implantação, analistas de suporte e vendedores.
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Agora vamos começar!
Requisição de Compras: A requisição de compra é uma notificação interna ao departamento de Compras para adquirir determinada quantidade de mercadorias ou serviços, em uma fonte externa de suprimento.
As requisições de compra são processadas e podem ser convertidas em cotações. Dependendo do processo do comprador.
Cotação de Compras: Cotação é o ato ou efeito de cotar, preço pelo qual se negociam mercadorias ou serviços. O controle sobre os preços de produtos comprados é essencial, já que o lucro da empresa é altamente influenciado pelos mesmos.
Após determinado número de empresas cotadas, a empresa analisa qual será a compra mais vantajosa e pode ser efetuado o pedido dos produtos/serviços.
Pedido de Compra: O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra estabelecida. O Pedido de Compra já deve contar com as primeiras validações tributárias (Cst, CFOP, frete, despesas, etc) pois esses dados podem impactar no valor unitário dos produtos e no valor total da nota fiscal.
Nota Fiscal de Entrada: A nota fiscal é um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma transferência de propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa e uma pessoa física ou outra empresa. No caso em questão, abordarei a nota fiscal de entrada e o processo de entrada, que pode ser via XML, inclusão da nota fiscal ou geração da nota fiscal a partir de um pedido de venda.
Logo, o processo de compras dentro do Fox Sistema de Gestão tem a seguinte configuração completa, podendo ou não ter todas as etapas implementadas dentro do ambiente da empresa.
Quanto mais etapas implementadas, mais informações os relatórios gerarão, sendo mais eficaz o controle por parte do comprador.
Processo 1:
Processo 2:
Processo 3:
Processo 4:
Na próxima postagem abordarei o processo de requisição. Sempre trabalharemos com o processo completo, porém no final da série, indicarei os demais processos.
Observações:
1-A escolha dos processos depende do comprador e da empresa, em alguns ramos de atividades ou determinados processos (licitações por exemplo) todas as etapas podem ser empregadas, lembrando o que observei antes, quanto mais etapas mais completa a informação.
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